Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den Datenschutzhinweisen auf unserer Website:
1. Ansprechpartner
Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmenden im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung ist die Aachener Bank eG, Theaterstr. 5, 52062 Aachen
Tel.: 0241 462-0, Fax: 0241 462-299, E-Mail: info@aachener-bank.de
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
E-Mail: datenschutz@aachener-bank.de
2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung
2.1 Organisation und Teilnehmenden-Management
Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Nachname, Organisation) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Für einzelne Veranstaltungen kann es auch erforderlich sein, dass wir zusätzlich Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer), Angaben zum Zeitpunkt Ihrer An- und Abreise vom Veranstaltungsort oder Ihren thematischen Interessen bei der Auswahl von Workshops erheben. Auf diese Informationen werden Sie individuell hingewiesen. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Daten zu folgenden Zwecken:
- Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation;
- ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referierenden) bis zu einen Monat im Nachgang an die Veranstaltung;
- Verpflegung und Bewirtung
Die Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO oder für den Fall Ihrer Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Interessenten-Pool Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.a DSGVO.
Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung bis zu 1 Monat auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach anonymisieren wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu 2.4).
2.2 Anfertigung von Fotoaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung werden teilweise Fotoaufnahmen angefertigt, um die Veranstaltung zum Zweck der Außendarstellung zu dokumentieren. Sie haben außerdem nach Art. 21 DSGVO jederzeit die Möglichkeit, fotografierende Personen anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Sie können uns auch im Nachgang der Veranstaltung unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen und mitteilen, dass Sie der Speicherung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen. Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.
2.3 Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen
Wir fertigen Aufnahmen zur Dokumentation und zur Außendarstellung auf unserer Website und in unseren Social-Media-Profilen (Facebook, Twitter, YouTube usw.) sowie in digitalen Publikationen und Printpublikationen an. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z.B. durch Wahl des Bildzuschnittes) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Fotoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattformen enthalten, die auch in unseren Datenschutzhinweisen für die Website verlinkt sind. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z.B. fremde Nutzer der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen.
Wir bitten Sie im Rahmen der Veranstaltung um Ihr Einverständnis (nach § 23 KunstUrhG) zu der hier beschriebenen Nutzung der Aufnahmen, einschließlich der Veröffentlichung auf den Social-Media-Plattformen. Die Aufnahmen sollen auf die beschriebene Weise zu werblichen Zwecken in Bezug auf Veranstaltungen und unsere Banktätigkeit verwendet werden, ohne dass diese Verwendung auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden soll. Ihr Einverständnis im Hinblick auf diese werbliche Verwendung ist freiwillig, Sie können auch ohne die Erteilung des Einverständnisses an der Veranstaltung teilnehmen. Bei der Bearbeitung des Bildmaterials können so Aufnahmen von Personen verwendet werden, die ihr Einverständnis erteilt haben. Sollten nach Erteilung des Einverständnisses gewichtige Gründe vorliegen, die gegen die beschriebene Verwendung Ihrer Aufnahmen sprechen, so können Sie uns diese an die Kontaktdaten in Ziffer 1 mitteilen. In einem solch begründeten Ausnahmefall werden wir die Aufnahmen entsprechend austauschen und uns bekannte Empfänger über Ihren Widerspruch informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruhend auf unseren zuvor genannten berechtigten Interessen.
2.4 Künftige Veranstaltungen
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, speichern wir den Umstand, dass Sie die Veranstaltung besucht haben im Zusammenhang mit Ihren Stammdaten (Name, E-Mail), um Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Daten werden dann bis zu Ihrem Widerspruch gespeichert.
3. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
- wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
- dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,
- soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen auf den Social Media Plattformen) ausgeführt ist.
Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, welche die Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.
Für das Event- und Teilnehmenden-Management insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen sowie die Evaluation setzen wir Systeme folgender Dienstleister ein:
3.1 GENOLIVE Event-Management-Plattform
GENOLIVE Event-Management-Plattform der Firma Conventex Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH Münsterstraße 93a, 48155 Münster. Die Conventex sichert unter anderem durch eine verschlüsselte Datenübertragung, eine ISO-Zertifizierung und Serverstandorte in Deutschland ein hohes Maß an Datensicherheit zu. Zur Anmeldung bei einer Veranstaltung mit Hilfe der Genolive Event-Management-Plattform erfassen wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten (s.o.). Die Genolive GmbH verarbeitet Daten von Veranstaltungsteilnehmenden in unserem Auftrag, weshalb wir mit der Firma einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben.
4. Ihre Rechte
Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.
Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.
Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.
Widerrufs- und Widerspruchsrecht
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Fotoaufnahmen können Sie auch jederzeit die fotografierenden Personen ansprechen und ihnen mitteilen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten.
Stand: August 2020